Animer une réunion d'équipe ne se résume pas à partager des informations et à prendre des décisions. C'est également un art qui, lorsqu'il est maîtrisé, peut transformer la dynamique de groupe et booster la productivité et la créativité de l'équipe.
L'utilisation de la facilitation en intelligence collective peut transformer une simple rencontre en une session productive et enrichissante.
Voici 7 clés simples à intégrer, de la préparation au plan d'action, pour animer vos réunions efficacement :
1- Définir l’objectif de la réunion
Avant même de convoquer les participants, soyez clair sur l’objectif de la réunion. Un objectif bien défini sert de guide et assure que la discussion reste centrée sur ce qui est important.
Assurez-vous que chaque personne conviée à la réunion a un rôle à jouer ou une contribution à apporter en lien avec les objectifs définis. La participation doit être stratégiquement pensée pour inclure ceux dont les compétences, l'expertise, ou la position sont essentielles à la discussion et à la prise de décision. Cela évite les réunions surchargées où des participants se retrouvent sans pouvoir contribuer efficacement, ce qui peut diluer la concentration et l'efficacité de la réunion.
2- Choisir un lieu adapté
Le choix du lieu, de la salle doit être adapté à la réunion en fonction de plusieurs choses : est-ce une réunion informative, participative, collaborative ? Combien y a-t-il de participants ? Ai-je besoin d’espace pour circuler ? le mobilier est-il mobile si je veux faire des ateliers ? La luminosité est-elle suffisante ? L’installation informatique est-elle ok pour mon besoin ? …. Autant de questions qu’il faut se poser en amont de la réunion pour bien recevoir les participants. Ils doivent se sentir attendus pour se sentir impliqués.
3- Préparer un ordre du jour clair
Préparez un ordre du jour structuré avec envoi de documents préparatoires si besoin, … L’ordre du jour sera votre guide le jour J.
Vous devez également communiquer cet ordre du jour en amont aux participants. Lors de l’envoi de l’invitation à la réunion par exemple. Ils doivent facilement comprendre les enjeux et les attendus de la réunion. Ils pourront ainsi se préparer à la réunion et faire gagner un temps considérable aux échanges.
4- Utiliser des techniques d’animation variées
Pour garder vos réunions dynamiques et engager chaque participant, l’idéal est de pouvoir alterner différentes techniques d’animation et plus particulièrement les méthodes de facilitation. Voici trois techniques qui peuvent être appliquées :
1-3-tous : cette méthode peut être utilisée pour un brainstorming. Contrairement à un brainstorming libre où les idées fusent sans ordre particulier, le brainstorming avec la méthode « 1-3-tous » suit une approche structurée. Commencez par poser une question ou exposer un problème. Chaque participant va réfléchir individuellement. Puis les participants vont se réunir en sous-groupe, présenter leurs idées et par ricochet, d’autres idées vont émerger. Enfin, les sous-groupes se réunissent pour présenter l’ensemble de leurs idées. L'objectif de la méthode "1-3-tous" est de maximiser la créativité en permettant à tous les participants de contribuer activement au processus de brainstorming.
World Café : Cette méthode facilite des discussions en petits groupes autour de plusieurs questions ou thèmes. Les participants sont répartis en petits groupes autour de tables (ou "cafés") et discutent d'un sujet pendant 20 à 30 minutes. Ensuite, un ou plusieurs membres de chaque groupe se déplacent vers une autre table pour partager les idées discutées précédemment, tandis que les membres restants accueillent de nouveaux participants avec lesquels échanger. Ce mouvement continue sur plusieurs rounds. Cette rotation favorise le croisement des idées et permet à chaque participant d'explorer plusieurs perspectives.
Vote par points (ou dotmocracy) : Après une phase de génération d'idées, le vote par points permet de prioriser ces idées. Chaque participant reçoit un nombre limité de points (ou « dots ») qu'il peut attribuer aux idées présentées. Ils peuvent répartir leurs points comme ils le souhaitent, en mettant tous leurs points sur une seule idée ou en les distribuant entre plusieurs. Les idées recevant le plus de points sont considérées comme prioritaires pour l'action ou la discussion ultérieure. Cette méthode assure que les décisions prises reflètent les priorités du groupe dans son ensemble.
5- Gérer le temps
Respectez l'agenda et le temps alloué à chaque point de discussion est important. Il est primordial de respecter l'agenda établi et le temps alloué à chaque point de discussion pour assurer le bon déroulement et l'efficacité de la réunion.
En tant qu'animateur facilitateur, votre rôle est d'orchestrer la discussion tout en reconnaissant que vous ne pouvez pas personnellement gérer tous les aspects de la réunion.
Une stratégie efficace pour maintenir le cap sur le timing est d'identifier un "time keeper". Cette personne peut être désignée en amont de la réunion ou au tout début de celle-ci. Le time keeper aura pour mission de surveiller le temps imparti à chaque sujet de discussion et d'alerter les participants lorsque le moment est venu de passer au point suivant de l'ordre du jour. Cette répartition des rôles permet à l'animateur de se concentrer sur la facilitation de la discussion et l'engagement des participants, tandis que le time keeper veille au respect du cadre temporel établi. Cette collaboration contribue grandement à l'efficacité et à la productivité de la réunion.
6- Conclure avec des actions claires
Chaque réunion doit se terminer par un résumé des décisions prises et la définition des actions à entreprendre. Attribuez chaque tâche à une personne avec un délai spécifique. Cela assure que les idées et décisions se transforment en actions concrètes.
Assurez-vous que la réunion aboutisse sur des conclusions claires, des décisions prises collectivement et des plans d'action précis. La répartition des tâches doit être équitable et basée sur les forces de chacun. Terminez par un bilan rapide de la réunion pour recueillir les retours et suggestions d'amélioration.
Tout comme le time keeper, vous pouvez identifier un « rapporteur » en début de séance ou en amont. Celui-ci prend des notes tout au long de la réunion et sera ainsi capable de documenter le compte-rendu.
7- Assurer un suivi
Planifiez une session de suivi pour vérifier l'avancement des actions décidées selon le type de réunion. Cela montre l'importance que vous accordez à la mise en œuvre des décisions et maintient la dynamique jusqu'à l'accomplissement des objectifs.
L'animation d'une réunion, en s'appuyant sur l'intelligence collective, n'est pas seulement une question de gestion efficace du temps et des ressources ; c'est surtout une façon de valoriser et d'exploiter pleinement le potentiel de chaque participant. En suivant ces clés simples, vous pouvez transformer vos réunions en sessions dynamiques et productives qui favorisent la collaboration, l'innovation et l'engagement de tous.
Pour transformer vos réunions d'équipe et libérer le plein potentiel de l'intelligence collective, commencez dès maintenant à intégrer ces pratiques dans votre prochaine session. Souvenez-vous, chaque petite amélioration peut mener à de grandes réussites !
Anne-Sophie Tourneux – About Your Team
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